QUY TRÌNH

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1.  Mục đích

Quy trình này quy định các bước lập kế hoạch, tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng của Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia.

2.  Phạm vi áp dụng

Quy trình áp dụng đối với tất cả các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ hoặc đột xuất.

3.  Tài liệu viện dẫn

- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 19011: 2002 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống.

4. Thuật ngữ, định nghĩa và chữ viết tắt

- Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu (trích mục 3.6.2. của ISO 9000:2007). (là tình trạng thiếu; không thực hiện, duy trì một hoặc nhiều yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và các yêu cầu của văn bản pháp quy, tiêu chuẩn kỹ thuật).

- HĐ KPPN: Hành động khắc phục, phòng ngừa

5. Nội dung quy trình

1. Lưu đồ (xem trang sau)

Trách nhiệm	Trình tự công việc	Tài liệu, mẫu biểu liên quan
Thư ký Ban chỉ đạo	Lên kế hoạch, phân công nhóm đánh giá	BM/8.2.2-01
Lãnh đạo Trung tâm	Phê duyệt	BM/8.2.2-01
Thư ký Ban chỉ đạo	Thông báo cho các đơn vị liên quan	BM/8.2.2-01
Nhóm đánh giá	Chuẩn bị đánh giá, xây dựng chương trình               trỡnh	BM/8.2.2-02
Lãnh đạo Trung tâm, Nhóm đánh giá, Phụ trách đơn vị	Họp khai mạc   Thực hiện cuộc đánh giá nộibộ
Nhóm đánh giá	Tiến hành đánh giá	BM/8.2.2-03
Nhóm đánh giá	Viết báo cáo	BM/8.2.2-04
Lãnh đạo Trung tâm, Nhóm đánh giá, Phụ trách đơn vị	Họp kết thúc	BM/8.2.2-04
Đại diện lãnh đạo/ Thư ký Ban chỉ đạo	Thực hiện, kiểm tra thực hiện HĐ KPPN	QT/8.2.2-04
Thư ký Ban chỉ đạo	Lưu hồ sơ	Theo quy định ở mục 6 của quy trình này

5.2 Lập kế hoạch đánh giá

5.2.1Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ 1 lần/năm. Ngoài ra, Trung tâm còn có thể tổ chức các cuộc đánh giá đột xuất để đánh giá từng phần hoặc toàn bộ các hoạt động của hệ thống khi Lãnh đạo Trung tâm có yêu cầu

5.2.2 Căn cứ vào chu kỳ trên, Đại diện lãnh đạo xác định ngày, dự kiến nhóm đánh giá vào mẫu “Thông báo đánh giá” theo biểu mẫu BM/8.2.2-01 và trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.

5.2.3 Việc lựa chọn thành viên nhóm đánh giá dựa trên cơ sở đã được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu về TCVN ISO 9001: 2008 và các hoạt động của Trung tâm.

5.2.4 Sau khi kế hoạch đã được duyệt, Thư ký Ban chỉ đạo thông báo cho các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện.

5.3 Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

5.3.1 Nhóm đánh giá tiến hành lập kế hoạch chi tiết theo mẫu BM/8.2.2-02. Kế hoạch cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng.

5.3.2 Khi phân công đánh giá viên, cần lưu ý theo nguyên tắc người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến lĩnh vực được đánh giá.

5.3.3 Từng thành viên nhóm đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:

- Xem xét tài liệu, tìm hiểu hoạt động về lĩnh vực được đánh giá

- Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu cần

- Chuẩn bị phiếu ghi chép: BM/8.2.2-03

5.4 Họp mở đầu

5.4.1 Thành phần tham dự họp mở đầu bao gồm:

- Lãnh đạo Trung tâm

- Phụ trách các đơn vị

- Nhóm đánh giá

- Cán bộ khác (nếu cần)

5.4.2 Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch, phương pháp đánh giá.

5.5 Tiến hành đánh giá, viết báo cáo

5.5.1 Việc đánh giá được tiến hành trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Hệ thống văn bản và các quy định của Trung tâm.

5.5.2 Nhóm đánh giá triển khai đánh giá theo kế hoạch đã lập. Những vấn đề xem xét trong quá trình đánh giá cần được ghi nhận lại.

5.5.3 Đánh giá được tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, nhưng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống.

5.5.4 Các điểm không phù hợp cần được xem xét, thống nhất trong nhóm đánh giá để tránh sự trùng lặp hoặc bất đồng ý kiến. Trên cơ sở thống nhất đó, Trưởng nhóm đánh giá tiến hành viết Báo cáo đánh giá nội bộ theo BM/8.2.2-04.

5.6  Họp kết thúc

5.6.1 Thành phần tham dự họp kết thúc tương tự họp khai mạc.

5.6.2 Từng đánh giá viên trình bày các điểm không phù hợp tại các đơn vị đã đánh giá và nêu ý kiến về cách khắc phục nếu cần.

5.6.3 Trưởng nhóm đánh giá nêu kết quả chung của cuộc đánh giá.

5.7 Thực hiện, kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục

5.7.1 Thực hiện khắc phục, phòng ngừa theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục, phòng ngừa QT/8.2.2-04.

5.7.2 Thư ký Ban chỉ đạo theo dõi, kiểm tra việc thực hiện HĐ KPPN.

6.  Hồ sơ lưu

Hồ sơ gồm có: 

- Thông báo đánh giá: BM/8.2.2-01.

- Kế hoạch đánh giá: BM/8.2.2-02.

- Báo cáo đánh giá nội bộ BM/8.2.2-04.

Các hồ sơ này do Thư ký Ban Chỉ đạo ISO lưu giữ trong thời gian 01 năm.

7. Phụ lục

- Thông báo đánh giá: BM/8.2.2 - 01.

- Kế hoạch đánh giá: BM/8.2.2 - 02.

- Phiếu đánh giá: BM/8.2.2 - 03.

- Báo cáo đánh giá nội bộ: BM/8.2.2-04.

Các biểu mẫu kèm theo:

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Đợt đánh giá chất lượng nội bộ lần … năm …… vào ngày… /… /……

Nhóm đánh giá số…...

1. Mục đích:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

2. Phạm vi đánh giá:

2.1. Hoạt động được đánh giá

.......................................................................................................................................................

2.2. Các đơn vị được đánh giá

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

3. Chuẩn mục đánh giá

.................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

4. Kết quả đánh giá:

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

                                                                        Hà Nội, ngày       tháng       năm 201…

                     Trưởng nhóm đánh giá

                        (ký, ghi rõ họ tên)

PHIẾU ĐÁNH GIÁ

Đơn vị được đánh giá: ...........................................................................             Ngày:……/……/……… Chuyên gia đánh giá:………………………………………………….                       Trang: .........

KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ

1.Ngày đánh giá:

2. Nội dung đánh giá tại tất cả các Đơn vị: Kiểm soát tài liệu (4.2.3); Kiểm soát hồ sơ (4.2.4); Chính sách chất lượng (5.3); Mục tiêu chất lượng (5.4.1); Trách nhiệm, quyền hạn (5.5.1); Kiểm soát sự không phù hợp (8.3); Khắc phục, phòng ngừa (8.5).

3. Thời gian họp khai mạc: ……………… Thời gian họp kết thúc: ……………………..

4. Thành phần tham dự:

..........................................................................................................................................................................................

Hà Nội, ngày     tháng     năm 201..

                                 Người lập                                                                                                                               

                                                                                                                                                                        Trưởng ban chỉ đạo ISO

THÔNG BÁO

Đánh giá chất lượng nội bộ

Ban chỉ đạo ISO 9001:2008 thông báo kế hoạch đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng của Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia như sau:

1. Ngày đánh giá: ..................................................................................

2. Phạm vi đánh giá: .............................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

3. Nhóm đánh giá:

Trưởng nhóm đánh giá

Thành viên nhóm đánh giá

1 ...........................................................................................................

2 ...........................................................................................................

3 ...........................................................................................................

4 ...........................................................................................................

5 ...........................................................................................................

6 ...........................................................................................................

Đề nghị các bộ phận chuyên môn chuẩn bị sẵn các hồ sơ, tài liệu liên quan và phân công cán bộ phối hợp cùng nhóm đánh giá thực hiện chương trình đánh giá.