BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

TRUNG TÂM CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ QUỐC GIA

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. Mục đích:       

Quy trình này quy định thống nhất quá trình biên soạn, phê duyệt, ban hành, quản lý và cập nhật các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng tại Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia.

2. Phạm vi:

Quy trình áp dụng để kiểm soát các tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 do Trung tâm ban hành, bao gồm:

Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, quy định nội bộ, các quy chế, các văn bản khác nhằm định hướng và kiểm soát các hoạt động của tổ chức phục vụ công tác quản lý điều hành của khối cơ quan Trung tâm;

Các văn bản pháp quy và tiêu chuẩn sử dụng trong hệ thống (Tài liệu bên ngoài);

Quy trình này không áp dụng đối với việc kiểm soát các công văn đến và đi.

3. Tài liệu viện dẫn:

- Điều khoản 4.2.3 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008.

4. Thuật ngữ và từ viết tắt:

- Tài liệu là thông tin và phương tiện hỗ trợ. Ví dụ: hồ sơ chất lượng, quy định, các quy trình, hướng dẫn, quy định, báo cáo, tiêu chuẩn,…; các phương tiện hỗ trợ có thể là giấy, đĩa từ, đĩa điện tử, ảnh hay mẫu gốc hoặc tổ hợp các dạng trên.

- Tài liệu kiểm soát: Tài liệu được kiểm soát là các tài liệu đang có hiệu lực, có chữ ký phê duyệt của người thẩm quyền, đóng dấu đỏ của Trung tâm đối với các tài liệu thuộc văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng. Đối với các biểu mẫu: dấu hiệu kiểm soát được thể hiện ở ký hiệu biểu mẫu và ngày ban hành.

- Đơn vị: viết tắt của các phòng trong Trung tâm áp dụng quy trình.

5. Nội dung:

5.1 Quy định về hình thức của các văn bản thuộc Hệ thống quản lý chất lượng

5.1.1 Hình thức của Sổ tay chất lượng, quy trình được trình bày theo hình thức của Quy trình này kể cả phần trình bày trang đầu văn bản, các header – footer, các tiêu đề, đầu mục.

5.1.2 Thống nhất sử dụng phông chữ: Times New Roman, bộ mã Unicode, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng trong việc biên soạn các tài liệu.

5.1.3 Tất cả các biểu mẫu cần có mã số (ví dụ: BM/4.2.3-01) ở phần footer của biểu mẫu để kiểm soát. Trường hợp biểu mẫu có nhiều trang thì thêm số trang/tổng số trang ở bên phải của footer.

5.1.4 Các tài liệu khác: nội quy, quy chế, hướng dẫn,…được trình bày theo yêu cầu cụ thể của từng tài liệu.

1.  Hệ thống ký hiệu, mã hiệu tài liệu

5.2.1 Các tài liệu nội bộ được quy định mã số để thuận tiện cho việc sử dụng và kiểm soát.

5.2.2 Quy định cách ghi và viết tắt mã hiệu các bản quy trình, bản hướng dẫn, biểu mẫu của các tài liệu và chữ viết tắt, mã số của các đơn vị như sau:

1. Sổ tay chất lượng: STCL.
2. Mã hiệu Quy trình :

           - QT-XX-YY: Trong đó: QT- Chữ viết tắt của tài liệu dạng quy trình, XX: là mã viết tắt của đơn vị, YY - Số thứ tự của quy trình trong hệ thống, từ 01->99). Đối với các quy trình chung của hệ thống văn bản được đánh mã số theo tên các điều khoản của tiêu chuẩn (ví dụ: quy trình kiểm soát tài liệu được đãnh mã số là QT/4.2.3)

3. Các biểu mẫu có ký mã hiệu:

- BM-XX-YY-ZZ, trong đó: BM là mã hiệu tài liệu dạng biểu mẫu, XX-YY là mã hiệu của quy trình, ZZ : số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình. Trường hợp các biểu mẫu tại các quy trình chung của hệ thống được đánh mã số theo nguyên tắc BM-tên điều khoản tiêu chuẩn- số thứ tự của mẫu từ 01->99 (ví dụ: biểu mẫu đầu tiên của quy trình kiểm soát tài liệu được đánh mã số là BM-4.2.3-01).

-  Đối với những biểu mẫu đã có mã hiệu theo quy định của pháp luật thì giữ nguyên mã hiệu đó.

- Đối với các quy trình chuyên môn do tính chất thay đổi thường xuyên của các biểu mẫu, các phòng có thể không đánh mã số cho các mẫu sử dụng. Tuy nhiên, phải đảm bảo sử dụng thống nhất trong quá trình thực hiện.

4. Mã hiệu của Quy định và quy chế:

- QĐ/AA /XX là bản hướng dẫn trong phần phụ lục của các quy trình (nếu có). Trong đó : QĐ – Quy định; AA: Tên viết tắt của Đơn vị, XX - Số thứ tự của quy trình tương ứng;

- QC/XX/ là mã hiệu cho các quy định độc lập không thuộc phụ lục của các quy trình; Trong đó: QC – Quy chế;  XX - Số thứ tự của quy định trong hệ thống.

5.3 Quy định về trình bày nội dung tài liệu

5.3.1 Nội dung của Sổ tay chất lượng trình bày bao gồm các thông tin sau :

- Giới thiệu về Trung tâm: tên gọi, địa điểm, thông tin liên lạc, lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đường lối, định hướng phát triển.

- Chính sách chất lượng của Trung tâm.

- Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, giải thích về tất cả các ngoại lệ không áp dụng, mô tả hoặc viện dẫn đến các thủ tục dạng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng.

- Mô tả các quá trình cung cấp dịch vụ của Trung tâm và sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống.

5.3.2 Quy trình và hướng dẫn được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự sau:

a/ Quy trình gồm 7 phần sau:

- Mục đích:  nêu lý do tại sao viết quy trình

- Phạm vi: nêu các hoạt động, đối tượng (có thể bao gồm: cá nhân, đơn vị) trong Trung tâm cần thực hiện theo quy trình.

- Tài liệu viện dẫn: Liệt kê các tài liệu làm căn cứ cơ bản để xây dựng quy trình.

- Thuật ngữ và định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các khái niệm trong qui trình

- Nội dung: Mô tả chi tiết các bước tiến hành của qui trình,

- Hồ sơ: Liệt kê các hồ sơ của qui trình và thời gian lưu giữ, trách nhiệm lưu giữ.

- Phụ lục: Liệt kê các biểu mẫu, phụ lục kèm theo quy trình.

b/ Nếu các mục: Căn cứ pháp lý; Thuật ngữ và chữ viết tắt; Hồ sơ; Phụ lục không có nội dung thì ghi là không có.

5.4 Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt tài liệu:

5.4.1 Tất cả các tài liệu nội bộ của hệ thống quản lý chất lượng phục vụ công tác quản lý, điều hành của cơ quan đều phải do Lãnh đạo Trung tâm hoặc người được Lãnh đạo uỷ quyền/chỉ định phê duyệt.

5.4.2 Các tài liệu đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị nhằm thực hiện các tác nghiệp theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị do Trưởng đơn vị phê duyệt, ban hành.

5.4.3 Trách nhiệm biên soạn và kiểm tra tài liệu trước khi phê duyệt, ban hành:

- Sổ tay Chất lượng, Quy chế làm việc, Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức các đơn vị, các Quy trình, Hướng dẫn và quy định do các đơn vị chịu trách nhiệm biên soạn, kiểm tra theo phân công;

- Các tài liệu khác do lãnh đạo Trung tâm phân công cụ thể.

5.5 Kiểm soát việc ban hành, sửa đổi, phân phối văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng:

Quá trình xây dựng, sửa đổi và cập nhật các văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng được thể hiện như sau:

5.5.1 Trình tự soạn thảo/ sửa đổi tài liệu:

Trách nhiệm	Trình tự công việc	Mẫu biểu, tài liệu liên quan
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động	Yêu cầu soạn thảo/ sửa đổi tài liệu	BM/4.2.3-02 (Phiếu yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu)
Phụ trách Đơn vị	Xem xét, đề nghị Ban chỉ đạo	BM/4.2.3-02 (Phiếu yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu)
Đại diện Lãnh đạo	Duyệt, phân công dự thảo
Các Đơn vị được phân công thực hiện	Soạn thảo, xin góp ý
Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Trung tâm	Kiểm tra, xem xét	QMR/Trưởng đơn vị liên quan ký kiểm tra tất cả các tài liệu trước khi trình phê duyệt
Lãnh đạo Trung tâm	Phê duyệt
Thư ký BCĐ	Cập nhật tài liệu	BM/4.2.3-01 (Danh mục tài liệu)
Thư ký BCĐ	Sao chụp, đóng dấu kiểm soát, phân phối	BM/4.2.31-04 (Sổ phân phối tài liệu)
Các đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu	Mở danh mục tài liệu của đơn vị mình sử dụng, bảo quản	BM/4.2.3-04 (Danh mục tài liệu)

5.5.2 Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi hoàn chỉnh sẽ in ra 01 bản gốc để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, Thư ký ban chỉ đạo bổ sung ngày ban hành. Bản cứng gốc do Thư ký ban chỉ đạo chịu trách nhiệm lưu giữ, quản lý, photo, phân phối và cập nhật trên mạng nội bộ.

5.5.3 Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần phải sửa đổi hoặc cần ban hành tài liệu mới thì người đề nghị cần phải viết Phiếu đề nghị viết/ sửa đổi tài liệu (theo BM-4.2.3-01) và đề xuất với Lãnh đạo đơn vị trước khi trình QMR xem xét quyết định.

5.5.4 Nhận biết tài liệu được sửa đổi: Khi sửa đổi tài liệu tất cả các phần thay đổi so với phiên bản trước đó được in nghiêng, đậm (đối với bản cứng) và in nghiêng, màu đỏ (đối với bản mềm). Nội dung sửa đổi được ghi trong bảng “Theo dõi sửa đổi tài liệu”. Trường hợp tài liệu có nhiều nội dung được sửa đổi thì được ban hành như tài liệu mới theo quyết định của Trung tâm (đối với tài liệu do Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt, ban hành) hoặc lãnh đạo đơn vị (đối với tài liệu do Lãnh đạo đơn vị ký duyệt, ban hành).

Khi thay đổi biểu mẫu thì thay đổi ngày ban hành biểu mẫu đó.

5.5.5 Nhận biết tài liệu hiện hành và phân phối văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng:

- Tài liệu được phê duyệt và ban hành theo hai hình thức: bản cứng và bản mềm để trên cơ sở dữ liệu của mạng LAN (nếu có).

- Bản gốc được phê duyệt bằng giấy được nhận biết bằng chữ ký gốc của người biên soạn, kiểm tra và phê duyệt và dấu đỏ của Trung tâm, Thư ký Ban chỉ đạo lưu bản gốc. Các đơn vị truy cập và sử dụng văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng trên mạng LAN.

- Tài liệu sau khi được phê duyệt, Thư ký Ban chỉ đạo hoặc Văn thư Trung tâm cập nhật vào danh mục tài liệu theo biểu mẫu BM/4.2.3-02, sao chụp và phân phối cho các đơn vị liên quan. Các bản cứng phân phối cho các đơn vị phải được đóng dấu đỏ của Trung tâm. Thư ký Ban chỉ đạo hoặc Văn thư Trung tâm mở Sổ phân phối tài liệu theo BM/4.2.3-04 và yêu cầu các đơn vị ký nhận sau khi nhận tài liệu.

Các đơn vị sau khi nhận được tài liệu phải tiến hành cập nhật danh mục tài liệu nội bộ của đơn vị mình theo biểu mẫu BM/4.2.3-02 (bao gồm các tài liệu nêu trong phạm vi mục 2), đồng thời xác định rõ nơi lưu trữ, cách thức bảo quản để sử dụng tài liệu trong thời gian còn hiệu lực.

5.6  Kiểm soát tài liệu bên ngoài

Tài liệu bên ngoài của Trung tâm là các văn bản pháp quy, quy phạm trực tiếp điều chỉnh các hoạt động của Trung tâm theo đúng chức năng và phân cấp quản lý nhà nước có liên quan đến việc thực hiện các quy trình trong phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn  TCVN ISO 9001:2008 của Trung tâm. Các tài liệu này được quản lý tại các đơn vị sử dụng.

Các đơn vị sử dụng phải xác định, thu thập, phân loại các tài liệu bên ngoài đang được sử dụng tại đơn vị của mình đảm bảo tính sẵn có, đầy đủ, dễ nhận biết và truy cập, khi cần thiết lập danh mục theo biểu mẫu BM/4.2.3-03.

Định kỳ hàng quý, các đơn vị sử dụng tài liệu bên ngoài có trách nhiệm cập nhật các thay đổi tài liệu: Công báo, Internet,...

6. Hồ sơ:

Hồ sơ lưu gồm:

7. Phụ lục:

- BM/4.2.3-01: Phiếu đề nghị soạn thảo/ sửa đổi  tài liệu;

- BM/4.2.3-02: Danh mục các tài liệu nội bộ;

- BM/4.2.3-03: Danh mục tài liệu bên ngoài.

- BM/4.2.3-04: Sổ phân phối tài liệu.

Các biểu mẫu kèm theo:

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Đơn vị:.......................................................................................................................……..

Tên tài liệu được yêu cầu:...........................................................................…….

Ý kiến Đại diện Lãnh đạo:

..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Phân công thực hiện:

..................................................................................................................................................................................................................

Ngày: ......./......../201...                                   Đại diện lãnh đạo (Ký tên):

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU HTQLCL

TRUNG TÂM CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ QUỐC GIA

                                                                                                               Ngày     tháng     năm 201…              

                                                                             Người lập

BM-4.2.3-04

SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

DANH MỤC TÀI LIỆU BÊN NGOÀI