QUY TRÌNH
XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Mã số: | QT/5.6 |
Lần ban hành: | 02 |
Ngày ban hành: | 31/7/2015 |
THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Lần sửa đổi | Ngày sửa đổi | Tóm tắt nội dung sửa đổi |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| Người kiểm tra | Người phê duyệt |
Chức vụ | Thư ký | QMR |
Chữ ký | | |
Họ và tên | Phùng Thị Anh | Đặng Đình Trường |
1. Mục đích
Quy định cách thức tiến hành cuộc họp xem xét của Lãnh đạo Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia đối với Hệ thống Quản lý chất lượng nhằm xem xét tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống và tìm ra các cơ hội cải tiến cần thiết.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các cuộc họp định kỳ xem xét Hệ thống Quản lý chất lượng của Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia.
3. Tài liệu viện dẫn/tham khảo
- Sổ tay chất lượng.
- TCVN ISO 9001:2008, mục 5.6 Xem xét của lãnh đạo
- Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp, hành động khắc phục phòng ngừa sai lỗi và cải tiến (QT-8.3&8.5).
4. Thuật ngữ, định nghĩa và chữ viết tắt
- ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
5. Nội dung quy trình
5.1. Lưu đồ (xem trang sau)
Trách nhiệm | Trình tự thực hiện | Tài liệu, biểu mẫu liên quan |
Đại diện Lãnh đạo về chất lượng | Xác định nội dung xem xét |
 | Mục 5.6 TCVN ISO 9001:2008 |
Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, | | | | | Chuẩn bị nội dung / Thông báo họp |
|
| BM/5.6-01 |
Ban Chỉ đạo ISO Các đơn vị/ cá nhân liên quan | | BM/5.6-02 |
Chủ trì cuộc họp |  
| |
Ban Chỉ đạo ISO | 
Thông báo kết luận cuộc họp |
|
| |
Các đơn vị liên quan | 
Triển khai quyết định / Báo cáo kết quả |
|
| Thông báo quyết định cuộc họp |
Đại diện Lãnh đạo về chất lượng |  | Theo bước 6 |
5.2. Diễn giải lưu đồ quy trình
5.2.1. Xác định nội dung xem xét
a) Cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng được tổ chức định kỳ 1 năm/ 1 lần. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình thực tế, Lãnh đạo Trung tâm có thể quyết định các cuộc họp xem xét đột xuất đối với Hệ thống quản lý chất lượng;
b) Căn cứ trên tình hình thực tế của Hệ thống quản lý chất lượng, kết quả đánh giá nội bộ và nhu cầu xem xét của Lãnh đạo Trung tâm về Hệ thống quản lý chất lượng, Đại diện Lãnh đạo về chấy lượng xác định nội dung họp cụ thể đối với từng đợt.
Nội dung xem xét tối thiểu bao gồm:
- Tình hình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng.
- Tính phù hợp và kết quả thực hiện chính sách và mục tiêu chất lượng.
- Kết quả của các đợt đánh giá.
- Phản hồi của khách hàng và các bên liên quan.
- Việc thực hiện các quá trình tác nghiệp trong hệ thống và sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ cung cấp.
- Tình hình thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa, cải tiến.
- Các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét của Lãnh đạo lần trước.
- Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến Hệ thống quản lý chất lượng và các khuyến nghị về cải tiến.
Ngoài ra, cuộc họp có thể xem xét đến các vấn đề khác nếu thấy cần thiết.
5.2.2. Chuẩn bị nội dung và thông báo họp
a) Đại diện Lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm xác định rõ nội dung, chương trình họp từng đợt và trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt theo BM/5.6-01. Ban chỉ đạo ISO thông báo chương trình họp tới các đơn vị liên quan.
b) Thành phần tham dự họp bao gồm: Lãnh đạo Trung tâm, thủ trưởng các đơn vị, Ban chỉ đạo ISO và các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có liên quan trong việc triển khai vận hành Hệ thống quản lý chất lượng. Các thành phần này được nêu cụ thể trong thông báo họp;
c) Thông báo họp cần gửi tới các cá nhân và đơn vị liên quan trước ít nhất 05 ngày.
5.2.3. Tiến hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng
Các đơn vị, cá nhân trình bày các báo cáo được phân công để cùng xem xét, các thành viên tham gia ý kiến thảo luận làm rõ như: ý kiến phản hồi của khách hàng, kết quả thực hiện các quy trình, mức độ sai sót trong quá trình thực hiện, các biện pháp khắc phục sai lỗi, những thay đổi ảnh hưởng đến Hệ thống quản lý chất lượng, các đề xuất cải tiến ...
Ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm ghi biên bản nội dung đã thảo luận trong cuộc họp theo BM-5.6-02. Biên bản cuộc họp phải ghi rõ kết luận và quyết định đối với mỗi vấn đề được xem xét;
5.2.4. Kết luận và quyết định cuộc họp
a) Căn cứ vào các báo cáo, ý kiến phát biểu của các thành viên dự họp, Chủ trì cuộc họp sẽ kết luận và quyết định đối với mỗi vấn đề được xem xét, phân công trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể và ấn định thời gian hoàn thành đối với các đơn vị, cá nhân được phân công.
b) Căn cứ kết luận của người chủ trì cuộc họp về các nội dung đã thảo luận, Đại diện Lãnh đạo về chất lượng lập các yêu cầu cải tiến cần thiết (nếu có) để theo dõi và thực hiện.
5.2.5. Thông báo kết luận cuộc họp
Căn cứ vào biên bản cuộc họp, Ban chỉ đạo ISO gửi Biên bản họp và thông báo kết luận cuộc họp tới các cá nhân và đơn vị liên quan.
5.2.6 Triển khai quyết định, báo cáo kết quả
Các đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện các kết luận và quyết định của Lãnh đạo Trung tâm sau cuộc họp xem xét, kết quả của các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến phải được báo cáo lên lãnh đạo Cơ quan theo đúng thời gian và nội dung công việc được quy định.
5.2.8 Lưu hồ sơ
Tiến hành theo phần 6 của quy trình
6. Hồ sơ
- Thông báo và Chương trình họp.
- Biên bản cuộc họp.
- Các yêu cầu cải tiến và các bằng chứng thực hiện (nếu có).
- Các hồ sơ này do Thư ký ban chỉ đạo lưu giữ trong thời gian 01 năm.
7. Phụ lục
- BM/5.6-01: Thông báo về việc họp xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng.
- BM/5.6-02: Biên bản cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng.
Các biểu mẫu kèm theo:
THÔNG BÁO
V/v tổ chức họp xem xét của Lãnh đạo Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia đối với Hệ thống quản lý chất lượng
Để đánh giá tình hình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng và những vấn đề cần phải cải tiến, Ban lãnh đạo Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia thông báo tổ chức họp như sau:
Nội dung:..........................................................................................................
.....................................................................................................................................
Thời gian họp:.................................................................................................
Địa điểm:..........................................................................................................
Thành phầm tham dự họp:.............................................................................
..........................................................................................................................................................................................................................................................................
Phân công chuẩn bị báo cáo:.........................................................................
....................................................................................................................................
Đề nghị các đơn vị/cá nhân được phân công chuẩn bị báo cáo theo quy định và tại quy trình QT-5.6.
Nơi nhận: - Giám đốc, các phó Giám đốc; - Đại diện lãnh đạo về chất lượng; - Thư ký ISO; - Lưu: Đơn vị. | ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO VỀ CHẤT LƯỢNG |
BIÊN BẢN
Họp xem xét của Lãnh đạo Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia đối với hệ thống quản lý chất lượng
Hôm nay, vào hồi….. giờ ….. phút, ngày ….. tháng…..năm ……, tại …………………………………………………………………………………….
Giám đốc và các phó Giám đốc tiến hành họp xem xét về hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 .
Thành phần tham dự:
1. Ông (bà):................ Chức vụ:............................. chủ trì cuộc họp
2. Ông (bà):................ Chức vụ: ........... thư ký cuộc họp
3. Các ông (bà) là thành viên BCĐ ISSO, Đại diện lãnh đạo về chất lượng, đại diện đơn vị/cá nhân có liên quan (có danh sách kèm theo).
NỘI DUNG CUỘC HỌP
........................................................................................................................
KẾT LUẬN
........................................................................................................................
CHỦ TRÌ CUỘC HỌP THƯ KÝ CUỘC HỌP
Nơi nhận:
- Giám đốc, các phó Giám đốc;
- BCĐ ISO;
- Đại diện lãnh đạo;
- Tổ ĐGCL;
- Đơn vị, cá nhân liên quan;
- Lưu: VT, Thư ký ISO.